A Direção Regional do Arquivo e Biblioteca da Madeira, enquanto arquivo histórico regional, tem uma interpretação abrangente, inclusiva e multifacetada do património arquivístico regional, por forma a representar a maior diversidade possível de memórias coletivas que enriqueçam e materializem a identidade da Região. Neste sentido, além das incorporações obrigatórias, a DRABM promove igualmente o ingresso de arquivos de origem privada: associações, empresas, pessoas e famílias. Por outro lado, enquanto biblioteca pública regional e depositária do Depósito Legal, o seu acervo bibliográfico tem um caráter universalista e generalista versando todos os domínios do conhecimento, com particular enfoque no enriquecimento do seu fundo local.
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art.º. 3.º da orgânica da DRABM, aprovada pelo Decreto Regulamentar Regional n.º 27/2020/M, de 27 de abril:
d) Incorporar obrigatoriamente a documentação dos serviços do Governo Regional e das autarquias locais da RAM, das conservatórias dos registos e do notariado, dos tribunais, dos serviços estatais cessantes e a demais prescrita por disposição legal, e promover outras aquisições de património arquivístico;
e) Aceitar, em nome da RAM, doações, heranças, legados, dações, depósitos, permutas, reintegrações de documentação de valor histórico e cultural reconhecido;
n) Garantir o ingresso e a conservação do depósito legal de publicações, assim como de outros acervos bibliográficos adquiridos noutras modalidades, designadamente compra, doação e permuta;
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No contexto orgânico da DRABM, cabe à Direção de Serviços de Aquisições e Gestão de Depósitos (DSAGD) o controlo dos processos de ingresso e aquisição de arquivos e bibliotecas (art.º 3.º da estrutura nuclear da DRABM, aprovada pela Portaria n.º 369/2020 de 16 de julho).
I incorporação de documentos que pelo seu valor histórico, jurídico e administrativo são considerados de conservação permanente é regulada em termos gerais pelo Decreto-Lei n.º 47/2004 de 3 de março - diploma legal que define o regime geral das incorporações.
Na Região Autónoma da Madeira, cabe ao Arquivo e Biblioteca da Madeira, enquanto arquivo definitivo público (n.º 1 do art.º 9.º do Decreto Legislativo Regional 26/99/M, de 27 de agosto), receber as incorporações de documentação das entidades públicas.
o Cartórios notariais
Código do Notariado:
Artigo 34º
Transferência de livros e documentos para outros arquivos
1. Os livros e documentos dos cartórios não podem ser transferidos para outros arquivos antes de decorridos 30 anos, a contar da sua conclusão ou inventariação.
2. Decorrido o prazo de 30 anos, os livros e documentos podem ser transferidos para os Arquivos Nacionais/Torre do Tombo e para as bibliotecas do Estado e arquivos distritais, nos termos das disposições legais aplicáveis.
3. A transferência é feita de cinco em cinco anos.
4.O tempo de permanência mínima dos livros e documentos nos cartórios notariais pode ser ampliado ou reduzido, pela Direcção-Geral dos Registos e do Notariado, mas nunca pode ser inferior a 10 anos.
o Conservatórias do Registo Civil
o Tribunais
o Administração pública regional
REQUISITOS (art.º 8.º e 9.º do Decreto-lei n.º 47/2004, de 3 de março)
As incorporações de documentação são precedidas, obrigatoriamente, de processos de avaliação, seleção e eliminação definidos em portarias de gestão de documentos e ainda, da elaboração de relatórios de documentação acumulada, a realizar pela entidade produtora ou detentora. A documentação a incorporar deve estar devidamente inventariada, higienizada e acondicionada. Os encargos com a inventariação, higienização e transporte da documentação da documentação a incorporar são da responsabilidade da entidade remetente, ficando os encargos relativos à desinfestação sob responsabilidade da DRABM. PROCEDIMENTOS Os pedidos de incorporações devem ser feitos pelos canais oficiais da instituição, via correio postal ou via correio eletrónico drabm.srtc@madeira.gov.pt 1. Preenchimento de guia de remessa cujo modelo é disponibilizado pela DRABM. Este documento deve ser enviado previamente em formato eletrónico para verificação; 2. A documentação deverá ser acondicionada em caixas de cartão acid free, cor castanha, com ventilação, com as seguintes dimensões: 35 (comprimento) X 26 (altura) X 16 (largura) cm. Caso as dimensões das caixas sejam diferentes das referidas, a entidade remetente deverá consultar a DRABM a fim de ser verificada a possibilidade da sua utilização; 3. A documentação deve ser liberta de todo o tipo de clipes, agrafos e ferragens; 4. As caixas devem ser identificadas, de modo inequívoco, com o respetivo acrónimo (sigla da entidade) e número (cota); 5. Os livros não necessitam de acondicionamento e, igualmente, devem ser identificados com o respetivo acrónimo (sigla da entidade) e número (cota); 6. A incorporação é, obrigatoriamente, precedida de uma visita de diagnóstico realizada por um técnico de arquivo e [por um técnico de conservação e restauro] a fim de verificar os procedimentos acima referidos; 7. Somente após a verificação da guia de remessa e a realização da visita prévia de diagnóstico se poderá proceder à incorporação; 8. A DRABM coordena tecnicamente o processo, dando apoio técnico à entidade remetente sendo possível a realização de todas as reuniões necessárias, caso a visita de diagnóstico não seja suficiente para o esclarecimento dos procedimentos a adotar previamente a uma incorporação; 9. A transferência da documentação para as instalações da DRABM tem de ser acompanhada por um funcionário designado pela entidade remetente, o qual procede à conferência da documentação juntamente com um técnico da DRABM; 10. No dia da incorporação devem ser entregues em formato papel e em duplicado, o auto de entrega e respetiva guia de remessa, a fim de serem assinados e rubricados por ambas as partes. Últimas incorporações - BREVEMENTE
A DRABM aceita, em nome da Região Autónoma da Madeira, doações, depósitos, legados ou outra modalidade de ingresso, a título gratuito, de arquivos e de bibliotecas privadas com manifesto valor histórico e cultural. Caso pretenda doar ou depositar um arquivo e/ou biblioteca privada, contacte-nos via drabm.srtc@madeira.gov.pt. Após receção de contacto será realizada visita de diagnóstico no sentido de aferir a relevância do acervo que justifique o ingresso no ABM e consequente conservação permanente.
Últimos ingressos - BREVEMENTE
A DRABM aceita ofertas de livros mediante a submissão prévia de lista com os seguintes dados elementares de cada obra: título, autor, local, editor, ano de publicação. Este documento deve ser enviado para drabm.srtc@madeira.gov.pt.
Após submissão da lista, será realizada avaliação dos livros a oferecer tendo em conta possíveis existências de exemplares na nossa base de dados bibliográficos e, posteriormente, será estabelecido contacto no sentido de informar se podemos aceitar ou não a oferta de livros, que poderá ser parcial. Não aceitamos ofertas de livros em mau estado de conservação, nem ofertas de manuais escolares.
