A Direção de Serviços de Gestão e Tratamento de Arquivos, abreviadamente designada por DSGTA, é a unidade orgânica com atribuições e competências nos domínios da organização e descrição de arquivos e da conceção de instrumentos controlados de acesso ao património arquivístico da DRABM.
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À DSGTA compete ao abrigo da portaria n.º 369/2020, de 16 de julho, que aprova a estrutura nuclear da Direção Regional do Arquivo e Biblioteca da Madeira:
a) Proceder ao tratamento, organização e descrição dos documentos de arquivo à guarda da DRABM e elaborar os respetivos instrumentos de descrição e pesquisa, promovendo o acesso eficiente ao património arquivístico;
b) Gerir as plataformas web de pesquisa de documentos de arquivo e implementar medidas de normalização e controlo de qualidade da informação descritiva;
c) Conceber e propor novas modalidades de acesso ao património arquivístico, designadamente em contexto virtual e digital;
d) Colaborar na execução de instrumentos e medidas de difusão do património arquivístico, particularmente em contexto de divulgação cultural e editorial;
e) Prestar serviços de consultoria e apoio técnico no âmbito da gestão de arquivos, independentemente do formato, suporte ou idade dos documentos;
f) Emitir parecer sobre portarias de gestão de documentos, sobre os processos de avaliação de massas documentais acumuladas e sobre a eliminação de documentos proposta pelas entidades administrativas produtoras de documentação;
g) Acompanhar as iniciativas de governo eletrónico e integrar estudos e projetos que contribuam para a preservação e divulgação do património arquivístico digital;
h) Executar diligências no âmbito da classificação de bens arquivísticos e da avaliação de espécies arquivísticas ou conjuntos documentais de particular relevo histórico-cultural.
Relatório de diagnóstico aos arquivos da RAM.
Arquivos da Administração Pública na Região Autónoma da Madeira
Os serviços de consultoria, no domínio da arquivística e da gestão da informação, podem ser solicitados por entidades públicas em condições a acordar. Tais condições poderão objeto de protocolo a elaborar com as entidades solicitantes, dependerão dos recursos a afetar ao projeto pela DRLAB e poderão estar sujeitos ao pagamento dos valores previstos na tabela em vigor. Anexo I do Despacho n.º 6852/2015 publicado no Diário da República, 2.ª série — N.º 118 — 19 de junho de 2015. O apoio técnico prestado pela Direção Regional do Livro, Arquivos e Bibliotecas da Madeira, adiante designada por DRLAB, aos órgãos e serviços da Administração Pública na RAM, reporta-se às seguintes áreas de intervenção: conceção e gestão de sistemas de arquivo, gestão de documentos e avaliação de massas documentais acumuladas e emissão de pareceres técnicos sobre instrumentos de gestão de arquivo analógicos ou eletrónicos. 1. Quais as etapas de um processo de consultoria? 1.1. Formalização do pedido através de ofício ou FORMULÁRIO (DRABM). 1.2. Apreciação do pedido. A decisão será comunicada através de ofício ou email à entidade solicitante. 1.3. Em caso de deferimento do pedido, o processo de consultoria é formalizado através de celebração de Acordo de Colaboração e ficha de intervenção de projeto. 1.4. Nomeação de um interlocutor pela entidade solicitante, que representará a mesma nas reuniões técnicas com a DRLAB. 1.5. Acompanhamento técnico, da DRLAB, no decurso das fases do projeto. 1.6. Submissão do produto final objeto da consultoria, para emissão de competente parecer da DRLAB.
2. Qual a finalidade da ficha de intervenção do projeto? Este documento prevê os objetivos a alcançar, um cronograma dos trabalhos previstos a executar, a identificação preliminar do volume físico e do estado de conservação da documentação a intervencionar, bem como a identificação dos meios humanos e materiais a afetar ao projeto.
3. Quais os recursos necessários a afetar ao projeto, da responsabilidade da entidade solicitante? Este documento prevê os objetivos a alcançar, um cronograma dos trabalhos previstos a executar, a identificação preliminar do volume físico e do estado de conservação da documentação a intervencionar, bem como a identificação dos meios humanos e materiais a afetar ao projeto. - 1 Técnico Superior para as tarefas de levantamentos documentais e contextualização arquivística da documentação; - 1 Assistente Operacional para as tarefas de separação de resíduos plásticos, ferrosos e/ou cartão danificado, bem como para colaborar na transferência das unidades de instalação, alvo de incorporação, no Arquivo e Biblioteca da Madeira; - Local limpo e dotado de condições mínimas de salubridade, espaço este onde se desenvolverá os trabalhos arquivísticos previstos no projeto; - 1 computador (preferencialmente com ligação à rede informática do serviço e à internet), uma secretária e uma cadeira; - Caixas azuis e brancas (35x26x16 cm.), resmas de folhas de impressão - formato A3 (destinadas a servir de capilhas para reacondicionamento documental de conservação definitiva), etiquetas autocolantes de caixas, lápis, borracha, apara-lápis; - Transporte da documentação avaliada de conservação permanente para o Arquivo e Biblioteca da Madeira, bem como do transporte da documentação de eliminação para uma estação de abate de resíduos. Ver boas práticas de ingresso de documentos. Hiperligação.
Entidades privadas e particulares detentores de documentação histórica
A colaboração com as entidades privadas e particulares detentoras de documentação histórica abrange as seguintes intervenções Avaliação e seleção da documentação. 1. Organização e descrição da documentação. Esta colaboração pauta-se pelos seguintes critérios: 2. Valor histórico e cultural reconhecido do fundo ou coleção em causa; 3. Iniciativa e capacidade de mobilização de recursos próprios por parte do privado interessado na preservação e valorização do património documental que detém; 4. Complementaridade da documentação sobre a qual incide o apoio técnico relativamente ao acervo do ABM; 5. Possibilidade de continuidade, rentabilização e valorização do trabalho desenvolvido;
Sugere-se a consulta da página institucional da Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB), onde se apresentam vários instrumentos de referência úteis à realização das intervenções acima aludidas.
Legislação sobre gestão de documentos publicados na RAM
DLR n.º 26/99, de 27 de Agosto - Regulamenta a gestão de documentos na posse dos serviços dos órgãos de governo da Região Autónoma da Madeira e organismos sob sua tutela;
Portaria n.º 182/99, de 26 de Outubro - Regulamenta os modelos de auto de entrega de documentos e guia de remessa para arquivo, a que se refere o n.º 2 do artigo 9.º, bem como o modelo de auto de eliminação de documentos, referido no n.º 2 do artigo 11.º, ambos do Decreto Legislativo Regional n.º 26/99/M, de 27 de Agosto.
DLR n.º 17/2001/M, de 29 de Junho - Estabelece o regime de criação de arquivos intermédios a implementar nos serviços dependentes dos órgãos de governo da Região Autónoma da Madeira e organismos sob sua tutela.;
DLR n.º 27/2020/M, de 27 de Abril - aprova a orgânica da Direcção Regional do Arquivo e Biblioteca da Madeira;
Portaria n.º 369/20, de 16 de Julho - aprova a estrutura nuclear da Direção Regional do Arquivo e Biblioteca da Madeira.
Orientações Normativas
TABELA DAS FUNÇÕES-MEIO
Fichas técnicas da DGLAB (1/11): > FT 1: ELABORAÇÃO DE RELATÓRIOS DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO ACUMULADA > FT 2: O QUE É A LISTA CONSOLIDADA > FT 3: APRESENTAÇÃO DE NOVO PROCESSO DE NEGÓCIO PARA INTEGRAÇÃO NA LISTA CONSOLIDADA > FT 4: ELABORAÇÃO DE UMA PORTARIA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS A PARTIR DA LISTA CONSOLIDADA > FT 5: APLICAÇÃO DE UMA TABELA DE SELEÇÃO > FT 6: FORMA DE CONTAGEM DE PRAZOS DE CONSERVAÇÃO ADMINISTRATIVA > FT 7: SUBDIVISÃO DE PROCESSOS DE NEGÓCIO E CONSTITUIÇÃO DE AGREGAÇÕES > FT 8: APLICAÇÃO DO DESTINO FINAL: O PAPEL DO DONO E DO PARTICIPANTE > FT 9: BOAS PRÁTICAS DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS > FT 10: TABELAS DE SELEÇÃO: APLICAÇÃO NO TEMPO > FT 11: ELABORAÇÃO DE RELATÓRIOS DE AVALIAÇÃO SIM
Lista de portarias de gestão de documentos publicadas no JORAM
